Ох уж эти рабочие совещания, все мы знаем, что это такое. Болтун, просто наслаждающийся своим голосом; молодой сотрудник, единственная цель которого заработать благосклонность своего начальника; человек, задающий в конце встречи вопрос, который задавали уже пять раз, и столько же на него ответили; кто-то забывший выключить свой мобильник.

Проведение рабочих совещаний

Добавьте сюда молчуна, не рискующего высказать свое личное мнение. Да не забудьте про человека, который сразу же отвергает любые идеи других, но свои не предлагает.

Вот и неудивительно, что средний работник любого аппарата, тратит на всевозможные совещания массу своего времени и добрую половину из него считает просто убитым. Более того, проведенные исследования обнаружили, что первое место по непроизводительности в любом офисе занимают именно эти совещания.

Но, правильно организованное рабочее совещание, наоборот, должно объединить знания и разум коллектива учреждения, давая возможность управляющему понять, что знает его команда из того, что неизвестное ему, и выдать сразу всем нужные указания. Правильно спланированные совещания необходимы.

Любое совещание, в котором участвуют двое или более человек, ориентированное на принятие решения или просто информирование о нем, должно соблюдать несколько простых общих правил.

Первое и самое главное – так ли необходимо это совещание?

В любой структуре, особенно бюрократической, принятие решений, зачастую, подменяется долгими дискуссиями. Оно и не удивительно, ведь иногда сам созыв встречи, в состоянии подменить конкретную, реальную работу. И не важно, что она ничего не решает, а некоторые ее участники уходят неудовлетворенные происходящим.

Являясь руководителем какого-либо учреждения, собирайте рабочее совещание с общей, позволяющей обмен информацией, тематикой. Или найдите хороший повод для групповой учебы. Поставьте перед собой определенную цель. Заблаговременно раздайте повестку дня этого совещания. Напомните ее участникам и начинайте дискуссию, не забывая отмечать пройденные пункты. Помните о регламенте.

Чисто информативное совещание, где не предполагается серьезная проработка, возможно, лучше не проводить, а передать информацию в электронном или в бумажном варианте.

В проведении встречи очень важно пресекать бесцельную болтовню, для этого достаточно и других мест, например, курилка.

Проработайте список приглашенных участников, не устраивайте, без крайней необходимости, слишком больших «сборищ».

Наиболее четко определитесь с приглашенными. То есть с теми, кому точно там следует быть, теми, кто может говорить по сути данной темы.

Включение в число приглашенных, некоторых лиц, может предоставить разные варианты решения нужного вопроса, поможет определить пробелы в передаче информации и большем охвате темы совещания. Большое число участников, с одной стороны, может привести к меньшей открытости в обсуждении важнейших вопросов, но с другой стороны, приобщить к принятию решения больше сотрудников.

Какое бы не было большое рабочее совещание, начинайте и завершайте его вовремя. Во-первых, это будет обозначать хорошую организацию, во-вторых, уважительное отношение к присутствующим. К тому же это значительная экономия времени. Например, задержка начала совещания на 10 минут, при наличии 20 участников, убивает, в общем, более трех часов рабочего времени.

Стимулируйте других на высказывание своего мнения.

Любому учреждению, в котором руководитель игнорирует мнение своих подчиненных, не помогут ни знания, ни профессионализм его работников.

На рабочем собрании создавайте такую атмосферу, в которой все его участники высказывали бы свое личное мнение, конечно если оно конструктивно и по делу.

Если есть возможность, приглашайте ведущих сотрудников и начальников подразделений всех вместе, дайте им возможность общения по деятельности всей организации, всех служб. Так как деятельность одной службы влияет на работу всего учреждения. Ни в коем случает не отстраняйте от совещаний людей с отличным, от вашего, мнением.

Выступление должно быть понятным для всех.

Довольно часто, применяемая участниками совещания, специфическая лексика, служит оправданием или прикрытием их неумения ясно мыслить. Так как хорошо подготовленные сотрудники, излагают свои мысли и взгляды точно и ясно, с минимальным использованием аббревиатур и жаргонных слов. Что без сомнения способствует пониманию его выступления всеми участниками.

Люди, четко говорящие и пишущие, не употребляющие сленга и вульгаризмов, наверняка ясно мыслящие и поэтому незаменимые в любой организации.

В случае необходимости, а такая необходимость непременно настанет, деликатно прерывайте тянущих резину или излишне болтливых выступающих. Так же поступайте с отходящими от темы, забирающимися в дебри или акцентирующими внимание на маловразумительных деталях. Возможно, вам даже придется повторить тему совещания.

Если рабочее совещание стало переходить в пустую трату времени, лучше его прервать и предложить ее участникам собраться еще раз, но уже более подготовленными.

Новые, не проверенные идеи, обычно принимаются негативно.

Предлагаемые на совещании новые идеи, довольно часто натыкаются на инстинктивное их неприятие. Не всегда об этом говорят открыто, но оно чувствуется и в любую секунду может выплеснуться. И в этом нет ничего удивительного, так как новые идеи – новые хлопоты. К тому же открытая поддержка новой идеи может привязать вас к ней, то есть «инициатива наказуема».

Но, руководителю, даже если ему эта идея не кажется перспективной, резко обрывать выступающего не стоит, гораздо разумней предложить ее корректировки на частном уровне. Цель руководителя улучшить предложение, а не унизить человека его предлагающего. Если руководитель заинтересован в новых идеях, а какой хороший руководитель в этом не заинтересован, ему нужно искать различные способы их появления и поощрения.

В конце рабочего совещания обязательно проверьте, все ли вопросы были обсуждены.

Завершая рабочее совещание, обязательно подводите его краткие итоги, выделяя узловые выводы и моменты, проверяя все ли участники совещания точно знают, чего вы от каждого из них ждете. Каждый из присутствующих должен знать исполнителя особых заданий. Не менее важно, в конце совещания поставить вопрос: «все ли мы обсудили?». Довольно часто оказывается, что кто-то не высказал чего-то важного.

Можно надеяться, что правильно организованное рабочее совещание принесет определенную пользу, и сотрудники будут ждать следующего.

Источник: Дональд Рамсфелд. Правила Рамсфелда.